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質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)說(shuō)明

2023-02-13 14:37閱讀數(shù):2577

一、質(zhì)量管理體系文件主要有五種類(lèi)型:質(zhì)量方針和目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作文件和質(zhì)量記錄

01


質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)


質(zhì)量方針是由公司的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。質(zhì)量目標(biāo)是指在質(zhì)量方面所追求的目的。質(zhì)量方針應(yīng)與組織的總方針相一致,并為制定質(zhì)量目標(biāo)提供框架,質(zhì)量目標(biāo)通常依據(jù)質(zhì)量方針制定,質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)均應(yīng)形成文件并頒布實(shí)施。

02

質(zhì)量手冊(cè)


質(zhì)量手冊(cè)是闡明一個(gè)公司的質(zhì)量方針,并描述其質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。質(zhì)量手冊(cè)必要覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求,即對(duì)每一個(gè)條款都作出公司如何遵循的描述。(文中所有依據(jù)、引用標(biāo)準(zhǔn)都必須是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T13391-2000,而不是ISO9000)

03

程序文件


程序文件是指把為完成某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)而規(guī)定的順序、內(nèi)容和方法寫(xiě)成書(shū)面材料并正式頒布而形成的文件,是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件。一般來(lái)說(shuō),質(zhì)量手冊(cè)對(duì)質(zhì)量管理體系的描述是綱領(lǐng)性、原則性的,不涉及工作上的具體細(xì)節(jié),而程序文件則要細(xì)致得多,是直接針對(duì)某個(gè)部門(mén)的,是各部門(mén)質(zhì)量活動(dòng)的具體要求,不僅要說(shuō)明應(yīng)該做什么,還應(yīng)提出怎樣做,由誰(shuí)做,如何控制和記錄,產(chǎn)生什么報(bào)告或文件等要求。程序文件的內(nèi)容必須同質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定要求相一致,同時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確,具有很強(qiáng)的可操作性要求。

04

工作文件


工作文件是針對(duì)個(gè)人或崗位編制最具體的操作性文件,包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、崗位責(zé)任書(shū)、檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)等,都是針對(duì)操作者或崗位編制的。(1)作業(yè)指導(dǎo)書(shū):是操作工藝規(guī)程的細(xì)化,對(duì)各道工序各項(xiàng)作業(yè)為操作者提供最詳細(xì)的指導(dǎo)。(2)崗位責(zé)任書(shū):是闡明各個(gè)崗位的目的要求,工作內(nèi)容和范圍,責(zé)任和權(quán)力,工作步驟與方法。(3)檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū):是具體指導(dǎo)檢驗(yàn)員如何抽樣,如何判定產(chǎn)品的合格與不合格等。

05

質(zhì)量記錄


質(zhì)量記錄是為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果,提供客觀證據(jù)的文件。質(zhì)量記錄記載了質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程,便于查找問(wèn)題的出處及責(zé)任者,分析出現(xiàn)問(wèn)題的原則,為質(zhì)量改進(jìn)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。因此,質(zhì)量記錄是基礎(chǔ)性、鑒證性的質(zhì)量文件,要保證其客觀真實(shí),也要注意及時(shí)整理歸檔,便于查閱,并要保留一定時(shí)間(至少有3個(gè)月以上記錄)。

二、質(zhì)量管理體系文件的層次結(jié)構(gòu)

圖片

質(zhì)量管理體系五個(gè)文件的性質(zhì)、使用對(duì)象、作用是不同的。第一層次質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo),是總的方向和目的。第二層次為質(zhì)量手冊(cè),是綱領(lǐng)性文件。第三層是程序文件,是針對(duì)各個(gè)職能部門(mén)的,是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件,同時(shí)又受到工作文件的支持,起到承上啟下的作用。同時(shí),各部門(mén)間的橫向聯(lián)系和接口,主要也是在程序文件中予以規(guī)定。所以,程序文件又具有橫向協(xié)調(diào)的作用。在質(zhì)量管理體系文件中,程序文件編制的工作量較大,也較容易出問(wèn)題,編得好對(duì)提高企業(yè)管理水平作用顯著。第四層次為工作文件,都是對(duì)具體工作的指導(dǎo)或規(guī)定。這類(lèi)文件數(shù)目最多,是最基礎(chǔ)的文件。第五層次為質(zhì)量記錄,是全公司各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的結(jié)果形成質(zhì)量記錄。

、質(zhì)量管理體系文件的編寫(xiě)總體要求


01

整體性




必須注意所有文件是一個(gè)有機(jī)整體,應(yīng)注意整體,不能因?yàn)槟硞€(gè)局部或部門(mén)的優(yōu)化而破壞整體的功能。

02

層次性




各類(lèi)文件的地位、作用是不同的,處于不同的層次上。每類(lèi)文件除了重視各層次間的銜接外,主要是解決本層次的問(wèn)題。比如,質(zhì)量手冊(cè)是處于最高層次的綱領(lǐng)性文件,不涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié);工作文件則是最基礎(chǔ)的操作性文件,要求對(duì)各項(xiàng)作業(yè)給予盡可能詳細(xì)的指導(dǎo),而不需要原則性、概括性的闡述。

03

系統(tǒng)性




質(zhì)量管理體系文件應(yīng)根據(jù)一個(gè)公司實(shí)際質(zhì)量管理體系的系統(tǒng)特征,各要素之間相互作用、相互依賴關(guān)系來(lái)描述該質(zhì)量管理體系和規(guī)范各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)。要充分考慮文件本身及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系,各要素、各程序、各活動(dòng)之間均應(yīng)有序銜接,相輔相成,不能相互脫節(jié)或相互矛盾。

04

法規(guī)性




質(zhì)量管理體系文件是一個(gè)公司實(shí)施質(zhì)量管理,開(kāi)展質(zhì)量保證活動(dòng)的法規(guī)或行為準(zhǔn)則。因此,質(zhì)量管理體系文件要經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)程序,正式頒布實(shí)施。對(duì)公司內(nèi)部而言,質(zhì)量管理體系文件不是指導(dǎo)性文件,而是必須執(zhí)行的指令性文件。

05

受控性




除了部分贈(zèng)送給顧客或其他有關(guān)單位的質(zhì)量手冊(cè)外,各類(lèi)質(zhì)量管理體系文件均是受控的。就是各類(lèi)文件的發(fā)放、修改、作廢等均要履行嚴(yán)格的手續(xù),保證現(xiàn)場(chǎng)使用的都是現(xiàn)行有效的文件。這一點(diǎn)非常重要,如果文件控制不嚴(yán)格,那么文件化的質(zhì)量管理體系很容易流于形式,導(dǎo)致失敗。


四、編寫(xiě)質(zhì)量管理體系文件的指導(dǎo)思想


01

質(zhì)量第一、顧客至上的思想




質(zhì)量第一、顧客至上,不是空洞的口號(hào),應(yīng)成為公司服務(wù)的宗旨。質(zhì)量管理體系文件中應(yīng)處處體現(xiàn)這一思想,通過(guò)質(zhì)量手冊(cè)、工作程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄等,把這一思想落到實(shí)處。如果指導(dǎo)思想不端正,僅僅為應(yīng)付檢查、審核不可能編出好的質(zhì)量管理體系文件的。

02

實(shí)用有效的思想




編寫(xiě)質(zhì)量管理體系文件,不僅要考慮標(biāo)準(zhǔn)要求,更要考慮公司的實(shí)際情況,所寫(xiě)的一定是公司經(jīng)過(guò)努力能夠做到和行之有效的。脫離公司實(shí)際,隨著唱高調(diào),最后必然無(wú)法實(shí)施,整個(gè)文件系統(tǒng)也就沒(méi)有任何價(jià)值。

03

不斷改進(jìn)的思想




質(zhì)量管理體系文件具有相對(duì)穩(wěn)定性,但不是一成不變的。隨著公司經(jīng)營(yíng)外部環(huán)境及內(nèi)部條件的變化,質(zhì)量管理體系文件應(yīng)有一定的適應(yīng)能力,因而具有一定的動(dòng)態(tài)性。處理好穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性的關(guān)系,保證適宜性,是確保質(zhì)量管理體系有效性的關(guān)鍵。例如,質(zhì)量手冊(cè)要采用活頁(yè)裝訂,制定文件修改程序,注明版本號(hào)等,主是為了便于修改。通過(guò)定期內(nèi)部審核等,找出現(xiàn)行文件的不足,不斷以體系文件進(jìn)行改進(jìn),保證其先進(jìn)性和適用性。

04

目的明確




要編好質(zhì)量管理體系文件,一定要有一個(gè)明確的目的。目的是在企業(yè)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理,提升公司管理水平和能力,從而提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此在評(píng)審時(shí)不僅要看體系文件是否符合標(biāo)準(zhǔn),更要看文件是否已經(jīng)實(shí)施、實(shí)施的證據(jù)、實(shí)施的效果。只是為“符合”標(biāo)準(zhǔn)而拼湊的東西,是不能產(chǎn)生任何實(shí)施價(jià)值和用途的。

05

領(lǐng)導(dǎo)重視




既然質(zhì)量管理體系文件的編寫(xiě)是公司的一項(xiàng)重要的“立法”工作,涉及到公司的方方面面,若沒(méi)有主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,是肯定做不到的。一定要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到,若該項(xiàng)工作流于形式,以后糾正將是十分困難,可以說(shuō)是后患無(wú)窮。因此,主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)直接抓該項(xiàng)工作。若領(lǐng)導(dǎo)尚未認(rèn)識(shí)清楚,就不要急著做,一旦做了,事實(shí)上就要做好。

06

組織落實(shí)




為編寫(xiě)好質(zhì)量管理體系文件,要有相應(yīng)的組織。通常建立兩個(gè)小組,一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組,主要負(fù)責(zé)編寫(xiě)原則的確定、編寫(xiě)人員的選擇,以及質(zhì)量管理體系文件的初審和終審。另一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)小組,負(fù)責(zé)具體的文件編寫(xiě)工作。一般主要由公司質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé),另外從各個(gè)職能部門(mén)各抽出一個(gè)人員,組成編寫(xiě)小組。對(duì)編寫(xiě)小組成員要經(jīng)過(guò)挑選,要求對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé),對(duì)公司情況熟悉,具有較強(qiáng)的文字能力。

07

資源保證




對(duì)于質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)所需的必要辦公條件要給予保證。包括調(diào)查研究、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、資料搜集、電腦排印等所需要費(fèi)用以及時(shí)間保證。尤其是各部門(mén)抽調(diào)到編寫(xiě)組的人員,應(yīng)該在一定時(shí)間內(nèi)脫離或半脫離原有工作或給一定的時(shí)間保證。


五、質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)基本程序


1、培訓(xùn)學(xué)習(xí),理解標(biāo)準(zhǔn)2、資料調(diào)研及公司實(shí)際情況調(diào)查3、擬訂計(jì)劃,分工編寫(xiě)4、統(tǒng)一匯總,完成草案5、審核草案,試點(diǎn)運(yùn)行6、跟蹤運(yùn)行結(jié)果,形成正式文件7、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),正式運(yùn)行

六、質(zhì)量手冊(cè)編寫(xiě)要求


01

概述





1、封面:包括文件編號(hào)、手冊(cè)名稱(chēng)、公司名稱(chēng)、發(fā)布實(shí)施日期等

(請(qǐng)注意所有文件中時(shí)間前后一致,至少要有3個(gè)月以上的記錄)


2、批準(zhǔn)頁(yè):總經(jīng)理簽字發(fā)布,包括質(zhì)量手冊(cè)的重要性和各部門(mén)實(shí)施要求,以及何年何月何日起實(shí)施。


3、目錄:各章節(jié)的題目和頁(yè)碼。


4、前言:企業(yè)基本情況,如公司名稱(chēng)(工商登記證的全稱(chēng))、地址、規(guī)模、通訊方式、發(fā)展概況、所獲榮譽(yù)等。


5、質(zhì)量手冊(cè)的管理:說(shuō)明質(zhì)量手冊(cè)是由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)編制,誰(shuí)負(fù)責(zé)審批、更改、發(fā)放、保管、作廢等如何控制。


6、術(shù)語(yǔ)和縮寫(xiě):關(guān)于質(zhì)量管理方面的術(shù)語(yǔ),應(yīng)采用ISO9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中的定義。


02

正文





1、組織機(jī)構(gòu)

先畫(huà)組織結(jié)構(gòu)圖,再明確機(jī)構(gòu)設(shè)置及各部門(mén)的職責(zé)、職權(quán)。

(一定要與實(shí)際相符,實(shí)際有多少部門(mén)就寫(xiě)多少個(gè)部門(mén),中層以上部門(mén)即可)


2、質(zhì)量職能

以職能分工表的形式,將各質(zhì)量管理體系要求分配到各個(gè)部門(mén)。即每一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)確定負(fù)責(zé)部門(mén)和配合部門(mén),明確職責(zé),避免無(wú)人負(fù)責(zé)和相互推諉。


3、質(zhì)量管理體系要求

這是正文中主要的部分。要對(duì)所依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的各條要求,就如何進(jìn)行管理和控制一一予以闡述,手冊(cè)中各項(xiàng)內(nèi)容的先后順序盡可能與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容順序一致,以便對(duì)照。編制手冊(cè)時(shí)必須注意覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求,不能隨意取舍又不加任何說(shuō)明。


03

補(bǔ)充部分




包括附錄和附加說(shuō)明。附錄部分在于補(bǔ)充說(shuō)明正文的內(nèi)容。如組織結(jié)構(gòu)圖、質(zhì)量職能展開(kāi)表以及質(zhì)量手冊(cè)涉及的其他圖表等。附加說(shuō)明一般包括:質(zhì)量手冊(cè)的起草單位、起草人等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

 

——信息來(lái)源:管理與質(zhì)量

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